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31.10.2022 11:18:06
En bref
Le 24 mars 2022, le Smart Service Portal des communes argoviennes et de l'administration cantonale a été mis en ligne. L'idée d'un portail commun est née de la collaboration en matière d'e-gouvernement avec le canton d'Argovie, dans laquelle Strub & Partner GmbH a pu apporter depuis sa création en 2013 les exigences et les besoins des communes.
Pour préparer les services communaux pour le Smart Service Portal, les 170 communes participant sur une base volontaire (au 31 octobre 2022) avaient besoin d'une organisation et d'un concept. En 2019, Strub & Partner a élaboré le programme d'innovation communale Fit4Digital, qu'elle a désormais pu mettre en œuvre et qui a conduit à un lancement réussi du Smart Service Portal. La mise en œuvre de Fit4Digital est un exploit d'équipe énorme, dont nous sommes particulièrement fiers.
Contexte
Depuis le début de la collaboration en matière d'e-gouvernement avec le canton d'Argovie, la mise en œuvre de services individuels, déconnectés les uns des autres, a été primordiale. Par la suite, le besoin s'est fait sentir de regrouper ces services dans un seul portail d'un point de vue centré sur le client, que ce soit la commune ou le canton qui soit responsable d'un service donné, car la vie (numérique) ne s'arrête pas aux frontières des communes, des districts ou du canton.
Solution technique
Le cœur technique de Fit4Digital est une machine à processus capable de traiter automatiquement les prestations administratives et de relier les données requises provenant de différentes bases de données. C'est deux fois pratique, car : d'une part, les résidents peuvent accéder à leurs prestations de manière centralisée et à tout moment, et d'autre part, cela allège la charge de l'administration.
L'alternative à Fit4Digital serait, en conséquence, que chaque commune commande les interfaces pour des processus d'e-gouvernement intégrés auprès de son fournisseur de logiciels. Cela serait beaucoup plus compliqué au total et également beaucoup plus coûteux. En outre, cela ne permettrait pas d'atteindre une comparabilité entre les offres des fournisseurs de logiciels. Avec l'approche choisie, il est en revanche garanti que les communes argoviennes pourront offrir le plus de services numériques intégrés possible dans un court laps de temps.
Solution thématique
En plus du cœur technique, Fit4Digital dispose également d'un cœur thématique. Il s'agit de la commune des Public Innovators. Les Public Innovators sont composés de collaborateurs volontaires des administrations communales, se réunissant par vidéoconférence lors de réunions de groupes de travail thématiques pour faire évoluer les services existants afin de les proposer à l'avenir de manière centrée sur le client et intégrée via le Smart Service Portal. L'objectif est d'améliorer la qualité des services proposés aux usagers de l'administration tout en simplifiant et en rendant plus efficace le travail administratif.
De plus, les Public Innovators se rencontrent deux à quatre fois par an lors d'un événement en ligne commun, au cours duquel ils sont informés des progrès de Fit4Digital et des groupes d'innovation, afin que tous soient à jour.
Les Public Innovators établissent donc, d'une part, des normes dans la fourniture de services numériques des communes argoviennes et, d'autre part, sont des ambassadeurs de Fit4Digital au sein des administrations communales.
Notre objectif
Fit4Digital vise à ce qu'à la fin de l'année 2023, 80 % de toutes les prestations communales puissent être obtenues du point de vue du client via le Smart Service Portal.
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Pour transformer nos espaces de vie en habitats durables, attractifs et efficaces, nous devons comprendre comment ils fonctionnent en tant qu'organisme. Cela nécessite de nouvelles approches et des outils intelligents. LUUCY est une plateforme qui nous fournit le jumeau numérique de notre monde construit en Suisse sur le Web. D'une part, la plateforme intègre toutes les données publiques disponibles des autorités : données SIG, données ÖREB – c'est-à-dire des données sur le droit de construire, etc., et d'autre part, elle propose également des applications précieuses de sociétés du secteur privé, qui permettent de réaliser directement des simulations.
La commune de Hergiswil am See dans le canton de Nidwalden a intégré la population dès le début dans sa révision de la planification locale. Ainsi, tous les intéressés pouvaient voir sur la plateforme interactive LUUCY dans le modèle 3D numérique quelles évolutions étaient envisagées et comment les adaptations des règlements de construction pouvaient avoir un impact sur l'ensemble du territoire communal.
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Le monde numérique évolue à un rythme effréné - ne restez pas à la traîne ! Nous vous aidons à rendre vos processus, structures et services pérennes. Que vous dirigiez une petite ou une moyenne entreprise ou que vous travailliez dans l'administration d'une commune : notre conseil sur mesure vous mettra sur la voie du succès durable à l'ère numérique.
Vos défis :
Processus inefficaces : Des méthodes de travail obsolètes et des coûts élevés freinent votre potentiel.
Attentes changeantes : Les clients et les citoyens attendent des solutions modernes et numériques.
Technologies obscures : Quels outils et plateformes vous conviennent vraiment ?
Nos solutions :
Stratégie de numérisation : Ensemble, nous développons une feuille de route qui définit clairement votre vision et vos objectifs.
Outils et technologies efficaces : Nous trouvons les meilleurs systèmes qui rendent votre travail plus simple et productif.
Gestion du changement : Nous accompagnons vos employés dans l'introduction de nouvelles technologies[…]
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Situation initiale :
La ville de Thoune voulait une solution numérique simple, permettant aux habitants de faire des suggestions d'amélioration, de signaler des dommages à l'infrastructure publique, de signaler des néophytes ou d'exprimer des éloges directement à la municipalité par mobile.
La solution :
La ville de Thoune utilise déjà l'application communale « My Local Services » depuis avril 2021, développée en collaboration avec le département de l'environnement, de l'énergie et de la mobilité, ainsi qu'avec le service de marketing et de communication de la ville et l'office des travaux publics. Les habitants de la ville de Thoune peuvent télécharger l'application gratuitement et signaler des incidents très facilement. En quelques clics, des photos sont téléchargées, des descriptions saisies et grâce à la position GPS enregistrée, le lieu est localisé. À la fin, l'expéditeur saisit son e-mail afin que la municipalité puisse répondre au signalement.
L'application communale offre d'autres avantages, tels que des nouvelles locales[…]
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Rendre les services administratifs faciles à utiliser et centrés sur le client, c'est la grande force de Strub & Partner. Profitez de notre vaste expérience et de notre expertise dans les projets et paysages communaux pour votre projet de numérisation.
Deux voies avec le même objectif :
- Choisissez des services individuels adaptés à votre commune (modèle de construction) ou
- lancez le programme de numérisation avec une solution sur mesure pour plusieurs communes (pack complet).
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Communes interrogées
- District de Küssnacht : Recruter tout au long de l'année
- Commune de Buchrain : Recruter en fonction des besoins, cela peut être plusieurs annonces par mois ou seulement 3 par an.
Comment le recrutement était-il effectué avant l'introduction du système de e-recrutement ?
- Les annonces de postes étaient déposées auprès des plateformes souhaitées sous forme de PDF ou de blocs de texte.
- Le processus de candidature était géré avec des tables Excel, des courriers en série via Word et des e-mails
- aucun instrument central
Quels problèmes peuvent survenir en l'absence d'un outil central ?
- Compilation laborieuse d'une liste Excel avec les candidats et leurs formations
- Compilation non à jour selon la charge de travail
- Effort important pour les refus, car aucun e-mail de masse ne peut être envoyé
- Difficulté à avoir une vue d'ensemble
Quelles améliorations apportent les systèmes de e-recrutement ?
- Plus besoin de listes Excel
- Les[…]
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La société Inter-Translations SA à Berne est active dans le monde des langues depuis 1974, tant sous forme écrite qu'orale. De nombreuses communes et autorités font confiance à nos services et nous confient la traduction de leurs textes spécialisés et documents confidentiels, y compris la légalisation souvent nécessaire. Nos traducteurs professionnels possèdent non seulement le savoir linguistique, mais aussi des connaissances approfondies dans leur domaine d'expertise et des années d'expérience. La protection des données et la confidentialité sont bien sûr notre priorité absolue.
Chaque client (commune) est unique, c'est pourquoi nous nous efforçons d'adapter nos processus à ses besoins spécifiques.
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Les organisations administratives sont structurées de manière complexe, les processus sont souvent transversaux et difficiles à comprendre pour les habitants. Grâce au CHATBOT Abraxas, les habitants n'ont plus besoin de savoir quelle administration contacter pour leur demande. De plus, les services standard, tels que la commande d'un certificat de résidence, peuvent être automatisés et payés directement dans le chatbot.
La base de connaissances du chatbot est alimentée par un crawling automatisé des sites web définis. Ces informations sont utilisées par le CHATBOT Abraxas pour formuler des réponses individuelles aux questions des utilisateurs. Cela se fait avec une qualité constante, à toute heure, et pour une fraction du coût d'une interaction humaine. Grâce à l'intégration profonde dans nos solutions spécialisées, le chatbot peut automatiser le traitement de processus complexes et de transactions.
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Que ce soit par courrier, e-mail, application ou sur les réseaux sociaux – les administrations modernes utilisent aujourd'hui un mélange varié de canaux pour communiquer avec la population et d'autres acteurs. Cela ouvre de nombreuses portes : des temps de réponse plus courts, un échange direct ainsi que des économies de ressources et de coûts. Cependant, cette diversité de voies de communication et les processus qui y sont associés présentent également le risque de devenir rapidement difficile à gérer, inefficace et sujet aux erreurs.
La solution à cela est fournie par la plateforme de communication ePost et son interface centrale ePost OneAPI pour l'ensemble des processus de communication écrite. En d'autres termes : Optez à l'avenir pour l'ePost OneAPI et distribuez automatiquement toutes les communications officielles sur les principaux canaux et plateformes. Ainsi, chaque personne reçoit les informations par son chemin de préférence - de manière transparente, efficace, sécurisée et traçable.
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Cours de pionniers numériques : développement des compétences pour les PME et les communes dans la transformation numérique. Dans le monde numérique, le savoir est la clé du succès. Nos cours numériques spécialement conçus constituent le complément idéal de notre conseil et vous aident à préparer vos employés ou équipes de manière optimale aux défis de la transformation numérique.
Aperçu de nos cours numériques : Fondamentaux de la transformation numérique
Contenu du cours :
Que signifie réellement la transformation numérique ?
Quelles opportunités offre-t-elle pour les entreprises et les communes ?
Exemples d'application concrets issus de votre secteur.
Processus efficaces grâce à des outils numériques.
Outils numériques : Introduction aux logiciels de collaboration, automatisation des tâches routinières et meilleures pratiques pour les nouveaux systèmes.
Communication numérique : stratégies pour les réseaux sociaux, le marketing par e-mail et la gestion des retours.
Sécurité informatique[…]
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Pourquoi une autorité, une école ou un canton devrait-il se soucier du lieu de travail des employés, plutôt que de ses tâches réelles et des habitants ? Grâce au MANAGED WORKPLACE M365, la plateforme de travail moderne basée sur le cloud, vous pouvez tout confier aux professionnels d'Abraxas : matériel, logiciel, gestion des licences, sécurité, personnel informatique, mises à jour et support.
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